第一条 为加强我校实物档案的收集、归档、管理和利用,更加有效地保护实物档案资源,充分发挥实物档案在学校建设中的作用,根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《各级各类档案馆收集档案范围的规定》(国家档案局令第9号)等有关规定,结合学校实际情况制定本办法。
第二条 实物档案是学校档案的重要组成部分,是反映学校各项事业发展的特殊载体记录,承载着特定的历史文化信息,具有保存、展示和研究价值。
第三条 归档范围和保管期限
(一)荣誉实物档案。学校在重大政治、经济、科学文化、科研、教学、外事、体育等活动中获得的奖状、奖杯、奖章、奖牌、证书、证章、锦旗、荣誉册、光荣册等。
(二)印信实物档案。机构变更、撤销、合并单位的印章,包括钢印、铜印、胶印、木印等经公安机关审批后制作的印章。
(三)名人字画实物档案。重要领导、杰出校友、社会知名人士为学校的题词、作画。
(四)学校发展中有纪念意义的物品。建校以来使用过的校牌、校徽、匾等物品。
(五)本校与国内(境)、外校际交往中接受和交换的礼品。
(六)学校及社会知名人士在教学、科研等活动过程中使用过的有代表性的仪器设备、家具、教具、教案、文具、模型等。
(七)各类赠品。社会组织和个人捐赠给学校的实物。
(八)其它具有保存价值的实物。
(九)实物档案的保管期限为永久、定期两种
第四条 归档时间与移交手续
(一)实物档案可随时向档案馆移交。
(二)荣誉实物档案归档时应说明获奖单位、获奖时间、获奖名称及颁奖单位。字画和礼品归档时应附清单及说明,内容包括物品名称、接受时间、地点、事由、赠送人、接收人。
(三)实物档案移交清单一式两份,移交部门与档案馆核对验收双方签字后,各存一份备查。
第五条 保管利用与征集
(一)实物档案由档案馆统一管理,原则上集中存放档案馆,在保证安全的前提下,可以在校史展览馆等场馆陈列保管。
(二)实物档案原则上只能本单位利用,其他单位利用实物档案须开具介绍信并说明理由,经批准同意后方可借用。借用实物档案必须按规定办理登记手续,用完后及时归还。
(三)社会或个人向学校或校内各单位捐赠的实物档案,档案馆颁发捐赠证书。具有重大保存价值的实物,所有者不愿意无偿捐赠的,档案馆可通过购买、复制、代管的方式进行征集。
第六条 本办法由档案馆负责解释。自发布之日起施行。
2016年5月25日
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