第一章 总 则

第一条 照片档案是指学校各部门、各学院或个人在学校的教学、科研、管理等活动中形成的，具有保存价值的照片，并辅以文字说明的历史记录。照片档案具有生动形象的特点，可为教学、科研和管理提供生动形象的依据和凭证。它是人们社会实践活动的真实历史记录，是学校的宝贵财富。

第二条 为建立、健全我校照片档案的管理，更好地开发利用照片档案信息资源，发挥照片档案在我校各项活动中的重要作用，现根据《中华人民共和国档案法》和《高等学校档案工作规范》 ，结合我校的具体情况，特制定《南京医科大学照片档案管理办法》。

第二章 照片档案的形成与归档

第三条 照片档案工作实行集中统一管理的原则。为了保证照片档案的完整与安全，丰富我校档案馆藏，全校凡有形成照片档案的单位和个人，均应按档案馆的统一规定和要求，做好照片档案的形成、收集、整理、归档工作，形成的照片档案经整理后，应按时向档案馆移交。

第四条 传统的机械相机拍摄的照片，照片和底片应同时归档。用数码相机、扫描仪等电子设备获得的静态图像，收集时，应将其转换为 JPEG、 TIFF等通用文件格式。每张照片需附以文字说明，包括：事由、时间、地点、人物（校外重要人物姓名、职务、位置）、背景、摄影者等六要素。

第五条 凡需要归档的照片档案材料，都应该做到载体质量优良，像素清晰，并能反映事件主要内容和真实面貌，人物表情、画面内容切合主题，文字说明应做到字迹工整、表述准确、简练。

第六条 档案馆有责任检查和指导各单位照片材料的形成、收集、整理、归档工作，各形成部门必须接受档案馆的监督、检查和指导。

第七条 照片档案的归档范围。

一、中央、省、市领导同志来我校视察、检查和指导工作期间召开的会议需拍摄会标并含主席台的照片（或场面） ，领导同志讲话的照片（到会的中央、省、市领导，应每人拍摄1张） ，台下场面拍1张（应能反映会场气氛） ，在校期间其他活动每个典型场景拍摄1-2张。

二、学校召开的各类代表大会及重要会议：党代会、教代会、职 代会、校庆庆祝会、校董会、英模报告会、先进集体和个人表彰大会、运动会、文艺演出会、各种纪念日庆祝活动以及传达全国性重要会议等。（照片需拍摄会标与主席台1张，校领导讲话1张，代表们讲话1张，先进集体和个人照片1张等。）

三、由学校主办、承办的全国性、国际性的各种学术会议的照片。（根据会议性质，选择拍摄若干张有价值的照片。）

四、各种外事活动的照片：各种国外代表团来访，外籍人员来校活动，授予外国专家、学者名誉教授、客座教授、名誉顾问称号以及参观、座谈、交流 讲学、演出、联欢等各种活动。（对国际知名的有影响的学术权威荣获大奖的外国学者以及外国国家领导人等拍摄照片，原则上数量不限，而针对具体事件，一次应控制在10张以内。）

五、教育教学、科学研究、学科建设、人才培养、党群活动、附院建设等工作中形成的照片。（需拍摄领导人讲话、代表发言、成员 合影、会议的会标与主席台等反映主要人物、主要场景的照片，控制在5张以内。）

六、校际间交流、协作、互访等活动的照片。（会标与主席台，领导人讲话，代表发言，合影照片应控制在5张以内。）

七、奖状照片：获国家、部、省级以上的各种奖状、奖品、证章、证书 。

八、学校各种重要展览、陈列的照片。（每一块板面拍摄1张照片）

九、反映学校各历史时期变化发展的校景和基建的照片。 （每一个主楼、校园内主要景色、应列入摄制范围。基建项目拍摄的照片应包括：开工前的原景和场地，招标会议和活动，平整土地、奠基破土仪式以及建造过程中的重要环节直至竣工验收。）

十、反映学校过去不同历史时期的教学、科研、外事情况的照片。

十一、名人类：包括学校历届校长、书记、博士生导师、著名教授以及国内外具有一定影响的知名人士的照片。（近期2寸标准照片一张，近期5-6寸工作照片1-2张，能反映其一生不同年代的具有代表性的照片，如家庭生活照片、重要成果照片，张数不限。）

第八条 照片档案的收集办法及归档时间。

根据我校照片档案形成的具体情况和工作性质，采取归口收集整理的办法。具体分工如下：

一、由一个部门主办，或涉及多个部门但有明确的首要承办部门的工作、活动照片，由首要承办部门兼职档案员负责收集、整理、归档。宣传部、信息与网络中心应主动配合各部门，于活动结束三天内将照片交给各主办部门的兼职档案员，并做好交接手续。

二、全校性质、无明确的首要承办部门的重大活动照片，由校长办公室兼职档案员负责收集、整理、归档。

三、在校内外各类新闻媒体上反映学校重大事件、活动的照片，由宣传部统一负责收集、整理、归档。

四、反映本校名人、名师、名医、名校友的学习、工作、生活的照片，反映学校各时期或特殊时间节点中重要历史、文化、景观等的照片，以及其他对于学校历史有保存价值的照片，由宣传部、信息与网络中心负责收集、整理、归档或由档案馆会同宣传部、现代教育技术中心直接进行拍摄、征集。

归档时间：具体工作、事件形成的照片经挑选、整理、标注规范后于工作、事件结束一周内归档，以便于档案馆合并不同来源照片；非短期时效性的照片和收集来的历史照片于每年年初文档归档时一并归档。

第三章 照片档案的整理、保管和利用

第九条 档案馆从事照片档案管理的工作人员，应将各单位归档的照片档案，分门别类，进行加工整理、登记、编目，实行统一 管理。

第十条 档案馆应了解学校党政管理、教学、科研、生产等 工作对照片档案的需要，编制方便利用的检索工具和指南。

第十一条 做好照片档案的保护。照片档案的载体与其它档案的载体不同，应根据照片档案载体的化学成分，物理性能等特点，进行科学的保管，采用专门档案装具，库房温度宜控制在18℃-24℃，湿度宜控制在 40%-60% 范围内，并做到防尘、防磁、防光、防火、防蛀。

第十二条 本校单位、个人因工作需要借阅照片档案，应持本单位的证明和个人证件借阅（借阅本人的照片档案只需出示本人证件） 借阅必须办理登记手续，照片档案一律不得借出档案馆，可扫描、复制、翻拍以提供利用。特殊情况需借出的需经相关部门和校长办公室领导同意，借阅人员应保持照片档案的完整、整洁、清晰，如有损坏加倍偿还、并追究其责任。归还时，档案馆照片档案管理人员必须进行检查验收并当面注还。

第十三条 校外单位借阅照片档案，必须持有正式介绍信和个人证件，经学校相关部门领导同意后，方可借阅。

第十四条 档案馆照片档案工作者，应定期检查照片档案，对破损的照片档案应及时修复和复制，保证照片档案的完好。

第十五条 照片档案不仅具有现实意义，还具有重要的历史意。对照片档案的鉴定和销毁，应持慎重态度，原则上不能销毁。

第十六条 本办法解释权在校长办公室。

第十七条 本办法自2018 年7月1日起执行。

（2018年7月修订）