文书、教学档案兼职档案员职责
一、认真贯彻执行《档案法》和《高等学校档案管理办法》,负责收集本部门职能工作中产生的具有保存价值的、能真实反映各项工作的不同载体形式的材料。
二、注意文件材料的安全和保密工作。
三、根据本部门不同文件材料内在的联系和特征,合理地分类保管,并编制案卷类目,做到既便于日常工作的查找利用,又便于年终或学年末的立卷归档。
四、保证归档文件材料的完整、准确、规范和系统,归档电子文件和数码照片数量齐全,格式和标注规范。于规定期限之前向档案馆移交,并及时补充封卷,及时录入,以确保在每年6月底完成上一年文书档案归档,每年12月底完成上一学年教学档案归档。
五、 人员更换时做好部门档案工作的交接。
六、积极参加档案馆主办的档案工作会议、培训、交流等活动,主动接受档案馆的业务指导、督促和部门档案工作检查。
七、增强档案意识,学习档案法规,不断提高档案工作水平,向本部门领导、同事宣传档案工作。
基建档案兼职档案员职责
一、负责收集本校在基本建设管理和基本建设工程项目活动过程中形成的具有保存价值的不同载体形式的材料。
二、注意基建文件材料的安全和保密工作。
三、掌握基建项目建设进程,基建档案的收集、归档工作与其同步进行,遵循基建档案的自然形成规律,按照基建档案的归档范围进行归档材料收集。项目申请立项时,即开始进行文件材料的积累、整理、审查工作,项目竣工验收时,完成文件材料的归档和验收工作。
四、负责与基建文件形成人员、单位沟通、协调,以确保归档文件材料的完整、准确、系统,做到书写材料优良、字迹工整、图文清晰。根据基建文件形成的具体情况整理立卷,编制类目,做到既保持文件材料之间的有机联系和形成规律,又条理清晰,便于保管和利用。于项目竣工验收后3个月内移交档案馆,完成归档工作。
五、人员更换时做好基建档案工作的交接。
六、积极参加档案馆主办的档案工作会议、培训、交流等活动,主动接受档案馆的业务指导、督促和部门档案工作检查。
七、增强档案意识,学习基建档案和文件管理的相关规定,不断提高档案工作水平,向本部门领导、同事宣传基建档案工作。
科研项目档案兼职档案员职责
一、负责收集本校在科研项目实践过程中形成的具有保存价值的不同载体形式的材料。
二、遵守国家关于科技保密的规定,注意文件材料的安全和保密工作,维护本单位和科研人员的合法权益。
三、掌握科研实践活动过程,科研项目档案的收集、归档工作与其同步进行,遵循科研项目档案的自然形成规律,按照科研项目档案的归档范围进行归档材料收集。项目准备、申报阶段,即开始进行文件材料的积累、整理、审查工作,项目总结鉴定时,完成文件材料的归档和验收工作;科研成果申报获奖和推广应用阶段,及时收集形成的材料,补充归档。
四、负责与科研人员沟通、协调,以确保归档文件材料的完整、准确、规范和系统。根据科研项目文件形成的具体情况整理立卷,编制类目,做到既保持其有机联系和成套性,照顾不同学科、专业科研文件材料的不同特点,又条理清晰,便于保管和利用。于项目完成后2个月内移交档案馆,完成归档工作。
五、人员更换时做好科研项目档案工作的交接。
六、积极参加档案馆主办的档案工作会议、培训、交流等活动,主动接受档案馆的业务指导、督促和部门档案工作检查。
七、增强档案意识,学习科研项目档案和文件管理的相关规定,不断提高档案工作水平,向本部门领导、同事宣传科研项目档案工作。
出版物档案兼职档案员职责
一、负责收集本校在校报编辑出版活动过程中形成的具有保存价值的不同载体形式的材料,以及本校教职工、学生作为主要人员编著的重要出版物的审稿单、原稿、正式出版物及出版发行记录等。
二、兼职档案员在部门负责人的领导下,指导、督促、协助责任编辑做好出版档案材料的平时积累工作。
三、收集归档的主要内容包括出版管理的文件材料、出版物的编审、出版等方面的内容,对要归档的材料加以整理,拟写标题,编好卷内目录,按其性质和种类进行立卷。检查归档案卷是否完整、系统、准确,组卷是否符合要求。
四、于规定期限之前向档案馆移交,并及时补充封卷,及时录入,以确保在每年6月底完成上一年的档案归档。
五、注意文件材料的安全和保密工作。
六、人员更换时做好部门档案工作的交接。
七、积极参加档案馆主办的档案工作会议、培训、交流等活动,主动接受档案馆的业务指导、督促和部门档案工作检查。
八、增强档案意识,学习档案法规,不断提高档案工作水平,向本部门领导、同事宣传档案工作。
设备档案兼职档案员职责
一、负责收集本校在仪器设备购置、验收、调试、运行、管理、维修、改造、报废等全部活动中形成的具有保存价值的不同载体形式的材料。
二、注意设备文件材料的安全和保密工作。
三、掌握设备管理全过程,设备档案的收集、归档工作与其同步进行,遵循设备档案的自然形成规律,按照设备档案的归档范围进行归档材料收集。设备申购时,即开始进行文件材料的积累、整理、审查工作,设备验收后,完成文件材料的归档和验收工作。
四、负责与设备文件形成人员、单位沟通、协调,以确保归档文件材料的完整、准确、系统,做到书写材料优良、字迹工整、图文清晰。根据设备文件形成的具体情况整理立卷,编制类目,做到既保持文件材料之间的有机联系和形成规律,又条理清晰,便于保管和利用。归档的设备文件材料应在设备验收完成后,于次年6月底集中向档案馆移交。
五、人员更换时做好设备档案工作的交接。
六、积极参加档案馆主办的档案工作会议、培训、交流等活动,主动接受档案馆的业务指导、督促和部门档案工作检查。
七、增强档案意识,学习设备档案和文件管理的相关规定,不断提高档案工作水平,向本部门领导、同事宣传设备档案工作。
会计档案兼职档案员职责
一、负责收集本校在财务管理和会计核算中形成的具有保存价值的会计凭证、会计帐册、会计报表等文件材料。
二、负责会计文件材料的整理立卷、编制类目工作。当年形成的会计档案,在会计年度终了后,由财务处保管1年,期满后移交档案馆。由财务处兼职档案员将应归档的会计档案编制移交目录一式二份,经领导审核签字后,连同案卷集中向档案馆移交归档。
三、负责与档案馆沟通、协调会计档案鉴定工作,按规定办理会计档案销毁手续。
四、严格按照规定查阅、利用会计档案。
五、注意会计文件材料的安全和保密工作。
六、人员更换时做好会计档案工作的交接。
七、积极参加档案馆主办的档案工作会议、培训、交流等活动,主动接受档案馆的业务指导、督促和部门档案工作检查。
八、增强档案意识,学习会计档案和文件管理的相关规定,不断提高档案工作水平,向本部门领导、同事宣传会计档案工作。
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