一、档案馆分部门下发《归档文件整理规则》、当年《归档范围》、《供参照往年卷内目录》。

二、档案馆在档案管理系统上按 “参办部门”、“拟稿部门” 分发OA收、发文的电子目录（及办文单、正文、附件电子文件）到部门预立卷库卷内文件目录。参办部门——根据校办分发阅办人员部门提取，根据备注确认主办归档部门；拟稿部门——根据拟稿人部门提取，默认为主办及归档部门。

三、兼职档案员将本部门纸质发文（红头、红章、办文单盖章、附件齐全），主办收文（纸质原文或电子版收文的彩色打印件、OA收文的阅办单盖校办章、附件齐全）及相关材料收集、打印齐全归入相应案卷。校办收文的纸质原件可在归档表格上注明请档案馆帮忙查找，无彩色打印机的部门可到档案馆打印。

四、档案系统部门预立卷库卷内文件目录中，分发至本部门的本年度部门参办OA 收文，兼职档案员确定非本部门主办或无需归档的，在该条目“备注”栏写明不归档及原因，保存，即可将此说明存入档案系统。未备注的收文均应有相应文件和材料移交档案馆归档。

五、兼职档案员将归档材料按照《供参照往年卷内目录》的立卷情况进行预立卷，卷内文件按照苏档规发[2016]3号《江苏省归档文件整理规则实施细则》（主要依据“3 一般要求3.1 组件”部分规定）收集、排序和整理，卷与卷分开，排序，归档移交。

六、兼职档案员根据当年实际工作和形成文件情况，参照往年目录，相同工作或相同性质的材料，在右侧“归档标记”栏内画“√”；当年材料与往年材料属于多对一或多对多关系的，用大括号标记对应，写明当年材料数；材料为OA收、发文的写明全部文号。无对照项的新产生的材料，可归入往年已有卷的，在该卷最下方“新增归档材料件数及收发文号”栏内填写新增材料件数，其中包括OA收、发文的写明全部文号；归入每一卷都不合适的，可另立新卷，自行新增表格（一卷一张表），同样标明卷内归档材料件数和OA收、发文号，并与档案馆接收人员说明。

七、兼职档案员根据归档范围核对所整理归档材料中各项工作材料是否收集齐全，今年有归档材料的内容，在右侧“归档标记”栏内画“√”，工作中产生的具有存档查考价值的重要材料，不包含在所列归档范围内的，在“补充（新增）归档内容”栏下方描述或归纳材料内容，一行表格一项，根据实际情况自行添加。

八、所有归档材料和两套表格由负责档案工作领导审阅后，在归档范围表格下方签字，将两套表格与归档材料一起移交档案馆。