第一章 总 则

第一条 为加强我校科研档案的管理工作，充分发挥科研档案在学校发展中的作用，根据国家有关规定，特制定《南京医科大学科技档案管理办法》。

第二条 科研档案是在科学技术研究活动中形成的，具有保存价值的文字、数据、声像、图表、电子文件等各种载体，并且按照归档制度作为真实的历史记录集中起来保管的科学技术文件材料。

第三条 科研档案是科研活动的真实记录和历史凭证，是科学技术储备的一种形式，是重要的信息资源，是国家的宝贵财富。由学校档案馆集中统一管理，以确保档案资料完整、系统、安全，并利于开发利用。

第二章 科研文件归档的范围

第四条 科研文件归档的主要内容

1、科研准备阶段：（1）开题报告与课题调研论证材料；（2）项目申请书、任务书、合同书、协议书；（3）课题研究计划；（4）计划执行情况、计划调整或撤销报告；（5）课题经费预决算报告。

2、研究实验阶段：（1）实验、测试、观测、调查、考察的各种原始记录（关键配方、工艺流程及综合分析材料）；（2）数据处理材料，包括计算机处理材料（如程序说明、框图、计算结果）；（3）设计的文字说明和图纸（底图、蓝图、机械设计图、电子线路图）；（4）研究工作阶段小结、年度报告； （5）配套的照片、底片、录音带、幻灯片、影片拷贝等；（6） 样品、标本等实物的目录。

3、总结鉴定阶段：（1）研究工作总结报告；（2）论文专著；（3）查新报告；（4）成果被引用、应用证明；（5）成果鉴定申请表和申请书；（6）推荐的鉴定评审专家名单；（7）成果鉴定函审表；（8）鉴定会材料（鉴定代表名单、会议记录、鉴定意见）；（9）鉴定证书。

4. 申请奖励阶段：（1）科研成果登记表；（2）科研成果奖励申报与审批材料；（3）科研成果获奖材料（奖状、证书）原件或影印件；（4）专利申请书或证书原件或影印件。

 5. 推广应用阶段：（1）转让合同、协议书；（2）生产定型鉴定材料；（3）成果被引用或技产后反馈意见；（4）推广应用方案及实施情况；（5）扩大试生产的设计文件、工艺文件；（6）成果宣传报导材料；（7）对外学术交流材料。

第三章 科研文件材料的立卷和归档

第五条 科研工作和建档工作“四同步”

1、下达计划任务与提出归档要求同步；

2、检查计划进度与检查科研文件材料形成情况同步；

3、验收、鉴定科研成果与验收、鉴定科研档案材料同步；

4、上报登记、评审科研成果与档案部门出具科研课题归档情况的证明材料同步。

第六条 科研档案的立卷归档程序

1、实行科研课题负责人主持立卷归档制度，课题组确定一人负责课题文件材料的收集、积累、整理、立卷、归档工作。

2、在项目实施过程中，课题负责人要经常检查督促课题文件材料的形成积累情况。切实做到执行任务有依据，讨论方案有结论，实验观察有记录，研究完毕有报告。

3、项目结束后，课题负责人要对全套材料进行把关，并按要求整理成卷。

4、凡是申请奖励或进行成果鉴定的课题，课题负责人必须提交全套档案材料，经档案馆验收合格，出具归档证明后，科技处方予以受理。

5、科技处每年五月将上一年的获奖科研成果档案移交给档案馆。

6、几个单位协作完成的研究课题，由主持单位归档保存一整套档案资料，协作单位保存自己所承担任务中形成的科技文件材料正本，并将有关的复制件送交主持单位。如确系涉及协作单位的合法权益，应在协议、合同或委托书中明确其科研文件材料的归档和归属问题，但协作单位应将承担课题部分的有关 档号及案卷目录提供主持单位。

7、与国外合作的研究课题，应经协商在协议、合同中明确科研文件材料的归档办法。

第七条 科研档案的归档要求

1、归档材料必须书写材料优良(包括纸张、笔墨) ，格式统一，字迹工整，图样清晰，签字手续完备，禁用铅笔、圆珠笔书写。

2、根据科研文件材料形成规律、保持其有机联系和便于利用查考的组卷原则，组成一题一卷或一题数卷。

3、卷内文件材料原则上按科研活动进行的先后顺序排列。文字材料在前，其它材料在后；结论性材料在前，依据性材料在后；正件在前，附件在后；印件在前，原件在后；批复在前，请示在后。

4、拆除案卷内的金属物，对破损的科研文件材料进行修补。

5、采用档案袋、盒(夹)等方式保管科研文件材料

6、课题组组织归档前的鉴定工作，提出每个案卷的保密期限和密级划分的具体意见，密级分为绝密、机密、秘密三种，按《南京医科大学科学技术保密条例》办理。

第四章 科研档案的保管和利用

第八条 科技处协助校档案室做好科研档案的接收、审查工作。做好科研档案价值的鉴定工作，对保管期限变动、密级调整和需要销毁的档案提出建议。

第九条 科技处会同档案馆定期对科研档案的保管情况进行检查，发现问题及时采取措施，确保档案的齐全、完整。

第十条 科研档案归档后，不得随意涂改、乱划。需要修改补充时，必须经科技处批准，并在案卷备考表内写明修改原因和时间。

第十一条 科研档案的借阅按档案馆的借阅制度执行。

第五章  附 则

第十二条 本办法由科技处和档案馆负责解释。

第十三条 本办法自公布之日起实行。

（2018年7月修订）