第一章  总 则

第一条  为了规范干部人事档案材料收集归档工作，确保为公平公正地选人用人提供真实、全面的档案信息，为维护干部合法权益提供依据，根据《中华人民共和国档案法》和2018年发布的《干部档案工作条例》等法律法规，制定本规定。

第二条 干部人事档案材料收集归档工作遵循真实、全面、及时、规范的原则，重点收集反映干部自然情况和德、能、勤、绩、廉等方面的材料，把好档案材料的“入口关”，认真鉴别，严格审查，并根据经济社会发展和组织工作的需要，不断充实完善干部人事档案的内容。

第三条 干部人事档案材料形成部门和干部人事档案管理部门，必须认真贯彻执行有关的法律、法规和组织人事等工作的政策、规定。收集归档工作受国家有关法律、法规的保护和监督。

第四条 本规定适用于本校教职工的人事档案材料收集归档工作。江苏省人才流动服务中心南京医科大学分中心人事代理人员的人事档案材料收集归档工作参照本规定执行。

第二章  收集范围

第五条   履历材料：《干部履历表》和属于履历性质的登记表等材料。

第六条   自传材料：自传和属于自传性质的材料。

第七条   考察、考核、鉴定材料：考察材料；在重大政治事件、突发事件和重大任务中的表现材料；平时考核材料、年度考核登记表、专项审核、任（聘）期考核等材料，援藏、援疆、挂职锻炼等考核材料；工作调动、转业等鉴定材料。

第八条   学历学位材料：

（一）大专毕业生：学生登记表、学习成绩表和毕业生登记表、毕业证书复印件（加盖公章）。

（二）本科毕业生：高校学生登记表、学习成绩表、毕业生登记表、授予学士学位的材料、实习考核手册、毕业证书和学位证书复印件（加盖公章）。

（三）硕士研究生：报考攻读硕士学位研究生登记表、推荐免试攻读硕士研究生登记表、硕士研究生登记表、硕士研究生学习成绩表、硕士毕业研究生登记表、研究生学位申请书、授予硕士学位的决定、毕业证书和学位证书复印件（加盖公章）。参加硕士研究生单独考试的，还应有专家推荐表。

（四）专业学位硕士（博士）生：攻读专业硕士（博士）学位成绩表、专业硕士（博士）学位申请书、授予硕士（博士）学位的决定、学位证书复印件（加盖公章）。

（五）同等学力申请硕士、博士学位：学位课程认定成绩表、硕士（博士）学位申请书、授予硕士（博士）学位的决定、学位证书复印件（加盖公章）。

（六）博士研究生：专家推荐书、报考攻读博士学位研究生登记表、博士研究生登记表、博士研究生学习成绩表、博士毕业研究生登记表、研究生学位申请书、授予博士学位的决定、毕业证书和学位证书复印件（加盖公章）。对于硕博连读的,同时要有“硕转博”的文件或者在报考材料中说明提前攻读博士学位。

（七）国（境）外学历学位：国（境）外学校出具的学历学位证书、成绩单、教育部留学服务中心出具的认证材料的原件或复印件、留学回国人员证明。

（八）党校学历：

党校大专、大学：学员成绩表、毕业学员（登记）鉴定表或学历证明、毕业证书复印件（加盖公章）。

党校研究生：在职研究生（班）登记表或在职研究生（班）毕业学员登记表、毕业证书复印件（加盖公章），其后附3份材料：毕业论文评审答辩情况表、毕业学员政治思想情况评鉴表、学员党性锻炼小结。

第九条   培训材料：为期两个月以上的学员培训（学习、进修）登记表、考核登记表、结业登记（鉴定）表等。

第十条   职业（任职）资格材料：职业资格考试合格人员登记表或职业（任职）资格证书复印件；教师资格认定申请表等。

第十一条  评（聘）专业技术职称（职务）材料：专业技术职务任职资格评审表、申（呈）报表，聘任专业技术职务审批表等。

第十二条  反映个人科研学术水平的材料：中国科学院院士登记表、中国工程院院士登记表》；博士后进站、工作期满登记表或博士后出站证书复印件（加盖公章）；入选重大人才工程材料（发文）。

第十三条  政审、审计和审核类材料：上级批复、审查（复审、甄别）结论、调查报告及主要依据与证明材料；本人对结论的意见、检查交待或情况说明材料；撤销原审查结论的材料；各类政审表；领导干部经济责任审计、廉洁从业检查结果；干部基本信息审核认定等材料。

第十四条  更改或认定姓名、民族、籍贯、国籍、出生日期、人党入团时间、参加工作时间等材料：个人申请、组织审查报告及主要依据与证明材料、上级批复；计算连续工龄审批材料等。

第十五条  党、团组织建设工作中形成的材料：

（一）中国共产党入党志愿书、入党申请书、转正申请书；入党积极分子考察表、预备党员考察表；整党工作、党员重新登记工作中民主评议党员的组织意见，党员登记表，党支部不予登记或缓期登记的决定、上级组织意见；不合格党员被劝退或除名的组织审批意见及主要依据材料；取消预备党员资格的材料；停止党籍、恢复党籍材料；退党、自行脱党材料；恢复组织生活（党籍）的有关审批材料；

（二）中国共产主义青年团入团志愿书、入团申请书；

（三）加入或退出民主党派的材料。

第十六条  表彰奖励材料：县处级以上党政机关、人民团体等予以表彰、嘉奖、记功和授予荣誉称号的审批（呈报）表、先进人物登记（推荐、审批）表、先进事迹材料；撤销奖励的有关材料等。

第十七条  涉纪涉法材料：处分决定，免予处分的意见，上级批复，核实（调查、复查）报告及主要依据与证明材料，本人对处分决定的意见、检查、交待及情况说明材料；解除（变更、撤销）处分的材料；检察院不起诉决定书；法院刑事判决书、裁定书；公安机关作出行政拘留、限制人身自由、没收违法所得、收缴非法财物、追缴违法所得等的行政处理决定等。

第十八条  招录、聘用材料：留学回国人员录用审批表、干部调动审批、调函等录（聘）用审批（备案）表；应征入伍登记表，招工审批表；聘用合同；取消录用、解聘材料等。

第十九条  任免、调动、授衔、军人转业（复员）安置、退（离）休材料：干部任免审批表及提拔副科级及以上的考察材料；干部试用期满考察材料；干部调动审批表、工作调动介绍信；援藏、援疆、挂职锻炼登记（推荐）表；军人转业（复员）审批表；退（离）休审批表、延退材料等。

第二十条  辞职、辞退、罢免材料：自愿辞职、引咎辞职的个人申请、同意辞职决定等材料，责令辞职的决定，对责令辞职决定不服的诉讼材料、复议决定；辞退决定材料；罢免材料；社会养老保险材料等。

第二十一条  工资、待遇材料：新增人员工资审批表、转正定级审批表、工资变动（套改）表、各类原因工资变动审批表；享受政府特殊津贴的材料；解决待遇问题的审批材料等。

第二十二条  出国（境）材料：因公出国（境）审批表，在国（境）外表现情况或鉴定等材料；外国永久居留证、港澳居民身份证等的复印件；留学回国人员证明。

第二十三条  党代会、人代会、政协会议、人民团体和群众团体代表会议、民主党派代表会议形成的材料：委员当选通知或证明材料，委员简历；代表登记表等。

第二十四条  健康检查和处理工伤事故材料：录用体检表，反映严重慢性病、身体残疾的体检表；工伤致残诊断书，确定致残等级的材料。

第二十五条  治丧材料：生平，非正常死亡调查报告等。

第二十六条  其他材料：毕业生就业报到证（派遣证），人事争议仲裁裁决书（调解书），再生育子女申请审批表等有参考价值的材料、社会保险关系变动表、视同保险材料。

第三章 收集归档要求

第二十七条  干部人事档案材料形成部门，按照相关规定规范制作干部人事档案材料，在材料形成之日起三个月内按要求送交档案馆并履行移交手续。档案馆对符合归档要求的材料，必须在接收之日起一个月内放入本人档案，一年内整理归档。

第二十八条  档案馆与干部人事档案材料形成的部门建立联系制度，及时掌握信息，主动向干部人事档案材料形成的部门、干部本人和其他有关方面收集干部人事档案材料。

第二十九条  归档材料一般应当为原件，三种情况例外：一是各类证书、证件，二是全国统考科目成绩单，三是补充收集历史久远的材料。复印件存档的，必须注明出处、复制时间，并加盖出具单位或干部人事关系所在单位组织人事部门的印章，以确保复制材料的真实、有效。

第三十条  干部人事档案材料的载体使用国际标准A4型（长297毫米，宽210毫米）的公文用纸，材料左边应当留有20-25毫米装订边，字迹材料应当符合档案保护要求。归档材料应用黑色碳素笔书写，不得使用圆珠笔、铅笔、荧光笔、水彩笔、红色墨水、纯蓝墨水、复写纸等不符合档案保护要求的记录材料书写。

第三十一条  收集归档的每份材料要齐全，系列材料要成套，结论性材料、主要证据或过程性关键材料，必须全部收集、有头有尾；单份材料不缺页、无损坏。收集归档的材料数量要适当，不建副本的只需收集1份，建正、副本的需收集2份。

第三十二条  干部人事档案室必须严格审核归档材料，重点审核归档材料是否手续办理完毕，凡规定由组织审查盖章的归档材料，须有组织印章。审（复）查结论、处分决定等材料应当与本人见面并由本人签字；本人见面后未签字的，由组织注明。

第三十三条  归档材料必须是《收集归档规定》确定的归档范围内的材料。对于无需归档或重复多余的材料，应进行清理。对于清理出来的有保存价值的材料，可转有关部门保存；组织不需保存的，可退给本人；不宜退回本人的，应进行登记，经由主管领导审核后销毁。未办理完毕或未经查证核实的材料、无文件作者与时间的材料，应退回材料形成部门处理。

第三十四条  在干部人事档案材料收集归档工作中，干部人事档案材料形成部门、干部人事档案工作人员和干部本人必须严格执行规定，并遵守以下纪律：

1、不准以任何借口涂改、伪造档案材料。

2、不准将应归档材料据为己有或者拒绝、拖延归档。

3、不准将本规定所列归档范围之外的材料擅自归档。

4、不准将虚假材料和不符合归档要求的材料归入档案。

5、不准私自、指使或允许他人抽取、撤换或销毁档案材料。

第三十五条  对违反干部人事档案材料收集归档工作纪律的，视其性质、情节轻重和造成的后果，对负有主要责任的领导人员和直接责任人员进行批评教育，或给予党纪、政纪处分。其中，档案工作人员参与涂改、伪造档案材料的，要从严从重处理，并不得继续从事干部人事档案工作。

第四章 附 则

第三十六条  本规定由校档案馆负责解释。

第三十七条  本规定自下发之日起施行。我校此前制定的有关规定，凡与本规定不一致的，以本规定为准。

（2018年7月修订）