作者:档案馆、校史馆 发布时间:2021-03-16 浏览量:6858次
各归档单位文档兼职档案员:
2020年的文书档案归档工作已经开始,档案馆将下发:
1.《文书档案移交流程》至兼职档案员的OA交办协办和兼职档案员qq群;
2.《归档文件整理规则》(苏档规发[2016]3号)至兼职档案员的OA交办协办和兼职档案员qq群;
3.《2020年归档范围及供参照往年卷内目录》一个文档内包含《2020年归档范围》和《供参照往年卷内目录》两套表格,至档案系统各归档单位预立卷库;
4. 部门预立卷库的本部门相关OA收发文,分发至各归档单位档案系统预立卷库。(未在OA收文中登记的两办收文,根据办理部门分别下发参照归档。)
请按照1.的流程说明进行归档工作,根据3.的《归档范围》进行2020年文书档案材料的收集,依据2.第3-6页要求和3.的《供参照往年卷内目录》进行整理、排序。
各归档单位请于4月30日下班前完成归档纸质材料移交工作,4月19日之前可随时移交,4月19日之后移交归档请先在qq群预约4月19-23日,4月25-29日的移交时间,每天上午下午各3个名额,先约先得。移交材料包括:
一、3.的《归档范围》表格填写完整,兼职档案员和负责档案工作领导签字;
二、3.的《供参照往年卷内目录》填写完整,可打印可电子移交;
三、所有材料按照3.的《供参照往年卷内目录》顺序自行组卷、排序。
一起交至综合档案室(德馨楼C107)陈静老师核对,接收。如材料或表格、签字不全,退回补充,请于5月14日之前完成移交。
如有疑问或需要归档指导,请联系86869091陈静86869095李茜倩 。
另:2020年出版物档案、实物档案、照片档案归档截止时间为2021年6月30日,其中出版物档案交C107郑玲老师(86869091),实物档案可先发目录给C108金迪老师(86869095)办理交接,照片档案联系C107谢亮老师(86869091)培训档案系统归档操作。
2021年出版物档案、实物档案、照片档案可随时归档。
档案馆、校史馆
2021年3月16日
文书档案移交流程
一、档案馆下发《江苏省归档文件整理规则实施细则》,分部门下发《2020年文书档案归档范围》、《供参照往年卷内目录》。
二、档案馆在档案管理系统上按 “参办部门”、“拟稿部门” 分发OA收、发文的电子目录(及办文单、正文、附件电子文件)到部门预立卷库卷内文件目录。参办部门——根据校办分发阅办人员部门提取,根据备注确认主办归档部门;拟稿部门——根据拟稿人部门提取,默认为主办及归档部门。
三、兼职档案员将本部门纸质发文(红头、红章、办文单盖章、附件齐全),主办收文(纸质原文或电子版收文的彩色打印件、OA收文的阅办单盖校办章、附件齐全)及相关材料收集、打印齐全归入相应案卷。校办收文的纸质原件可在归档表格上注明请档案馆帮忙查找,无彩色打印机的部门可到档案馆打印。
四、档案系统部门预立卷库卷内文件目录中,分发至本部门的本年度部门参办OA 收文,兼职档案员确定非本部门主办或无需归档的,在该条目“备注”栏写明不归档及原因,替换原“OA归档”文字,保存,即可将此说明存入档案系统。未备注的收文均应有相应文件和材料移交档案馆归档。
五、兼职档案员将归档材料按照《供参照往年卷内目录》的立卷情况进行预立卷,卷内文件按照苏档规发[2016]3号《江苏省归档文件整理规则实施细则》(主要依据“3 一般要求3.1 组件”部分规定)收集、排序和整理,卷与卷分开,排序,归档移交。
六、兼职档案员根据当年实际工作和形成文件情况,填写《供参照往年卷内目录》,相同工作或相同性质的材料,在右侧“归档标记”栏内画“√”;当年材料与往年材料属于多对一或多对多关系的,用大括号标记对应,写明当年材料数;材料为OA收、发文的登记文号。无对照项的新产生的材料,可归入往年已有卷的,在该卷最下方“新增归档材料件数及收发文号”栏内填写新增材料件数,其中包括OA收、发文的登记文号;归入每一卷都不合适的,可另立新卷,自行新增表格(一卷一张表),同样标明卷内归档材料件数,登记OA收、发文号,并与档案馆接收人员说明。
七、兼职档案员根据《2020年文书档案归档范围》核对所整理归档材料中各项工作材料是否收集齐全,今年有归档材料的内容,在右侧“归档标记”栏内画“√”,工作中产生的具有存档查考价值的重要材料,不包含在所列归档范围内的,在“补充(新增)归档内容”栏下方描述或归纳材料内容,一行表格一项,根据实际情况自行添加。
八、所有归档材料和两套表格由负责档案工作领导审阅后,在《2020年文书档案归档范围》下方签字,将两套表格与归档材料一起移交档案馆。
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