（党群、行政、教学、外事，出版综合、财会综合、科研综合、基建综合、设备综合类档案照此执行）

一、校内利用档案应区别不同情况办理有关手续：

1.利用本部门产生、归档的档案，经部门兼职档案员向档案馆申请。

2.利用非本部门产生、归档的档案，需经归档部门负责人同意，利用数字化原文、副本或于档案馆内查阅纸质原件。

3.利用校常委会会议记录、校务会会议记录，由党办主任、校办主任在阅档室内查阅，不得复印。

二、利用档案的人员，要自觉遵守档案查阅制度：

1.按照实际需求申请浏览、下载、拷贝、打印电子文件或查阅、拍摄、扫描、复印、借出纸质档案，及授权操作或借出时          长。

2.如无明确要求，档案系统内在线浏览、下载、打印电子文件需带利用者姓名、工号内容水印。

3.获取档案信息不得超出需要的范围。

4.严守秘密，文件内容不得随意泄露，对电子文件传播范围严格把关，使用完毕及时删除。

三、利用档案纸质原件需遵守相关规定：

1.档案原件一般不提供利用，如有特殊需要，应当经档案馆负责人批准。加盖高校档案机构公章的档案复制件，与原件具          有同等效力。 

2.维护案卷的清洁，不得遗失、污损、涂改、拆卷，未经允许不得拍照、复制和转借。

3.查阅文件不得超出需要的范围，未经允许不得摘抄。

4.经允许摘抄、拍摄、扫描、复印的材料要妥善保管，使用完毕及时销毁。

5.特殊情况经允许借出的档案，需办理借阅登记手续，并在登记申请的利用时间内归还，档案馆建立限时催还机制，过期          须办理续借手续，归还时应当面检查、注销。节假日或外出前，应主动归还档案。

四、申请及利用档案需登记利用者姓名、校内部门或校外单位、联系电话、校外人员身份证号、利用目的类别、利用目的            详情、利用形式、借阅天数、打印复印张数等。

五、校外单位或人员利用档案，需持单位介绍信，经立卷部门负责人同意和档案馆负责人批准。

南京医科大学档案馆、校史馆

二0二一年一月

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