第一条 为加强学校基建档案的管理,全面、完整地收集基建档案资料,保证基建档案的真实性、安全性,根据《中华人民共和国档案法》、《建设工程文件归档规范》(2014年中华人民共和国住房和城乡建设部公告第491号)、《高等学校档案管理办法》(教育部第27号令)、《基本建设项目档案资料管理暂行规定》(国档发[1988]4号)的有关法规,结合我校实际情况,特制定本办法。
第二条 基建档案是在基本建设管理和基本建设工程项目(包括新建、改建、扩建及维修与装饰等)活动过程中形成的,具有保存价值的文字、图表、图纸、声像等各种载体的材料。
第三条 基建档案是基本建设工作的原始记录,必须实行集中统一管理,确保基建档案的完整、准确、系统、安全和有效利用。
第四条 基建档案实行档案材料形成单位立卷的归档制度。基建部门是基建文件材料的形成单位,要建立健全立卷归档制度,明确责任人,配备兼职档案管理员,及时收集、整理、立卷,并按时归档。基建档案工作要做到档案工作一开始就与工程建设同步进行,竣工材料的积累、整编、审定工作与施工的进展同步进行。
第五条 归档范围:凡是学校的建筑物、构筑物、地上地下管线等基本建设工程,在规划、设计、施工、改建、维修和管理过程中形成的,对学校和社会有参考价值和凭证作用的各种载体的文件均属于归档范围。包括:工程准备阶段文件、工程监理文件、工程施工阶段文件、各类竣工图、工程竣工验收文件等(详见附件)。
第六条 归档要求:归档的文件应为原件,特殊情况复印件亦可(存复印件的需注明原始件的去向)。归档的文件内容必须真实、准确,应与实际工程相符合,字迹清晰,图样清晰,图标整洁,盖章签字手续完备,采用碳素墨水、蓝黑墨水等耐久性强的书写材料,计算机输出文字和图件应使用激光打印机,同时电子版也应一并归档。为保证竣工图与工程现状相符,凡在改建、扩建、使用、维修、加固改造过程中,工程发生变更时,必须填写更改通知单或重新出图。
第七条 归档管理与利用:档案馆负责对接收进馆的基建档案进行分类、编目、装盒入库。查阅基建档案时,要经过基建部门同意,并按规定办理相关查阅手续。基建档案原则上不外借,只可在档案馆查阅,如果基建部门因工作需要外借,须经基建部门负责人批准并办理相关手续,造成基建档案丢失者,将追究当事人责任。对建筑物已不存在的基建档案,应进行鉴定销毁。凡已失去保存价值的档案资料,经相关业务部门审查,报主管校领导批准,登记造册后方可销毁。保密的档案资料应按学校保密规定进行管理。
第八条 本办法适用于我校各种建筑物、构筑物、地上地下管线等基本建设工程项目(含修缮和改造工程)的档案管理。
第九条 本办法自公布之日起实施。
2016年12月8日
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