1、登录档案管理系统
2、进入录入页面(以校办为例)
(1)OA归档文件
点击“预立卷”→“文书档案”→“行政部门”→部门简称(行政校办)→“卷内目录”,进入本部门预立卷主页面,找到需要归档的文件条目,双击题名,打开卷内目录编辑窗口。
(2)非OA归档文件
点击“预立卷”→“文书档案”→“行政部门”→部门简称(行政校办)→“卷内目录”,进入本部门预立卷主页面,点击“新增”按钮,打开卷内目录添加窗口。
3、添加文件目录(以校办2018年档案为例):
(1)录入字段信息。OA归档的文件只需录入档号、页次、密级,并核对责任者和日期。非OA归档的文件需按照下表录入各字段信息。
字段名称 | 录入内容 |
档号 | 年份“-”二级分类号“-”件号 (如:2018-XZ11-1) 注:分类号字母需大写。 |
题名 | 文件标题。 注:没有明确标题的自行归纳概括,表述清楚,需要注明的重要附件、后附相关材料等可加“()”说明。如“(附管理条例)” “(附人员名单)” “(附本校报表)” “(附申报材料)”等。 |
责任者 | 文件的形成者、形成单位。 注:多部门合办的,输入主办部门。单位名称较长时可以适当简写,以不会混淆为原则,校外的单位、部门需注明所属地区、单位,上级部门名称在不影响识别时可将“省”“国家”“中央”等字省略。 |
文件日期 | 文件最终形成年、月、日八位阿拉伯数字,如无法明确文件形成具体日期的,可输入文件最终形成年、月六位阿拉伯数字。 注:单数月份、单数日期前补“0”。 |
页次 | 文件在卷内的起始页码“-”终止页码。 注:前面空位不补“0”。 |
文号 | 正式文件文号。 注:一般由机关代字、年度、发文顺序号三个部分组成,应照实录入。没有文号的此项可不填。 |
密级 | 选择文件标明的明确密级。 注:根据本部门实际工作情况需要保密的,选择“内部”,其他一律选择“公开”。 |
(2)点击“保存”,或点击“保存并添加下一条”录入下一条数据。
4、检查、修改文件目录(以校办2018年档案为例):
(1)点击“预立卷”→“文书档案”→“行政部门”→部门简称(行政校办)→“卷内目录”,进入本部门预立卷主页面。
(2)双击文件题名,或点击相应文件条目左侧的方框,选中此条记录,点击“编辑”按钮,打开卷内目录编辑窗口。
(3)内容修改后,点击“保存”按钮,重新保存。
此界面内可通过点击“第一条”“上一条”“下一条”“最后一条”按钮来定位、编辑其他文件条目。
5、删除文件目录:
(1)点击“预立卷”→“文书档案”→“行政部门”→部门简称(行政校办)→“卷内目录”,进入本部门预立卷主页面。
(2)点击相应文件条目左侧的方框,选中此条记录,点击“删除”按钮。
(3)出现“确定删除?”弹窗,点击“确定”,删除此条记录。
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