常见问题 (Q﹠A)

作者:档案馆   发布于:2016-10-27   浏览量:674    文字: [] [] []

Q:今年的电子文件归档有什么新的要求?
A:部门正式发文的电子版依旧按照原来的要求执行;归档纸质材料,凡是有对应电子版的,均可归档,文件标题清楚明确(跟纸质文件一致)即可,一项工作文件数量较大的建议专门建文件夹,便于日后查找利用;没有对应的纸质归档文件,但是经部门领导和兼职档案员判断,对于将来工作有参考利用价值的电子文件,另建文件夹归档,文件标题和内容清楚明确,便于日后搜索查找。
Q:归档电子文件的常见类型有哪些?
A:发文、收文、计划、总结、大事记、会议记录、会议纪要、规章制度、报表、统计数据、调研报告、年度报告、宣传展板等材料、部门预决算及执行情况、各类人员名单、申报材料、协议、合同、通讯报道、会议日程等材料、活动材料、领导讲话、工作ppt。
Q:什么是档案的三个体系建设
A:2008年,中央档案馆馆长、国家档案局长杨冬权在全国档案工作会议上提出档案工作要实现“两个转变”,建立“两个体系”(档案资源体系、档案利用体系)。2010年5月,全国档案安全体系建设工作会议在四川召开,部署“建立确保档案安全保密的档案安全体系”,之后,国家档案局把“三个体系”建设作为当前和今后档案工作的主要内容和努力方向。一是建立覆盖人民群众的档案资源体系;二是建立方便人民群众的档案利用体系;三是建立确保档案安全保密的档案安全体系。

Q:归档所用纸张、字迹材料有何要求?

A:我国国家档案局专门制订了耐久纸的具体要求和测试方法,规定了最耐久纸和一般耐久纸的具体要求。最耐久纸可保存500年以上,一般耐久性纸可保存200年以上。一般工业造纸的耐久性不如手工纸,科技图纸中草图纸张耐久性较好,地图纸张耐久性较差,我国经济困难的五六十年代,留下了大量马粪纸(工艺粗糙,纤维素含量少,杂质多,色黄,故耐久性差)档案,这是一个特殊时代的烙印,也是档案保护与修复工作的重点对象之一。字迹材料的耐久性主要由色素成分和转移固定方式综合决定,色素成分是碳黑,转移固定方式是结膜的最为耐久。

最耐久字迹材料有墨和墨汁,黑油墨,碳素墨水,较耐久字迹材料有蓝色和红色誊写油墨、蓝黑墨水、印泥、蓝图铁盐线条。归档材料应尽量使用墨汁或碳素墨水、黑色中性笔书写,档案制成材料禁止使用的不耐久字迹材料包括纯蓝墨水和红墨水、复写纸、圆珠笔、铅笔、印台油、重盐线条。日常办公中常见耐久性差的纸张和字迹材料主要有,报纸(含有大量的木质素和其他杂质,保存时间过长后,会发黄变脆,抗水性能差)、复写纸、传真(感热字迹应尽早复印,喷墨字迹避免光照)、圆珠笔、铅笔等,应该复印或用耐久字迹重新填描保存。

Q:归档材料中纸张整理还有哪些注意事项?

A:横向的A4纸张放置时应该是标题朝左;如一份材料原本没有订在一起,归档时不要加订订书钉,因为档案室装订时会统一去钉改用线装或不锈钢钉装订;使用废纸打印或复印的材料,需重新打印或复印归档;纸张上有不属于归档内容的草稿、笔记,需去除或重新制作材料;需要做记号标注的内容(如本校获奖、立项条目等),建议使用荧光笔(不影响复印效果)。

Q:哪些材料需要盖章?
A:常见的需要盖章的材料包括发文、办文单、工作计划、工作总结、报出材料(表格)还有对某项具体工作相关情况的说明(如上级布置的工作,但未形成公布结果的正式文件,部门自行作情况说明)。
Q:归档文件是否必须存原件?
A:有原件的应该将原件归档,部门留复印件、扫描件或需要时来查档利用。没有原件,归档复印件、扫描件、打印件(网络下载文本自行打印)的,应明确其利用价值与原件的区别。原件具有凭证价值,档案室保存的原件,其复印件或扫描打印件加盖档案室公章与原件具有同等效力。非原件只具有查考价值,即其上记载的内容、数据可为将来工作提供参考,但并不能确认其真实性、准确性。
Q:纸质归档材料的时间如何限定?
A:纸质文件材料基本以相关工作结束的时间为准,适当考虑文件材料按问题集中的整体性。如今年归档文书档案基本为2013年1月至12月形成的工作材料,涉及同一工作的文件材料尽量集中归档,核心工作、主要文件在这一时间段内的,部分其他文件在2013年1月之前或2013年12月之后形成的,仍应适当集中。例如,上级某项工作检查,检查的实施和结果通报在2013年1月至12月间的,而检查通知及前期工作文件在2013年1月之前,仍集中于今年归档,检查之后整改等相关文件在2013年12月之后形成的,如果在归档时间之前能够及时归档,也一并集中于今年归档。
Q:发文电子稿归档的时间如何限定?
A:发文电子稿按发文自然年归档,即今年归档的发文电子稿发文时间必须在2013年1月1日至2013年12月31日之间,文号为(2013)1号至(2013)最后一号。其中,空号的处理办法为,建立一个word文档,文件标题为文号(代字、发文年、文件顺序号),文档内容中说明该号为空号并写明原因。联合发文应归档双份(或多份,视联合签署的部门数而定),由联合签署的部门各存一份,每个部门所存电子稿文件标题中文号为本部门文号。
Q:如何从OA上保存发文电子稿用以归档?
A:通过OA分发的文件,如需从OA上保存发文电子稿用以归档,请务必走完发文流程,然后从“发文传阅”里点击图标,保存word文档归档。不要从“发文管理”中保存,“发文管理”中保存的文档,无法实现全文检索,没有为归档纸质文件提供查考备用的价值。

Q:检查评比、申报奖项等工作,上级部门最终不下发正式结果如何归档?

A:部门兼职档案员需与具体经办人员充分沟通,确定该项工作不会有以公文形式下发的结果,将得知结果的途径注明具体情况盖部门公章归档。如:通过网页得知结果,将网上公布内容打印;由获得的奖状、奖牌证明结果,将其扫描或拍照打印并标明奖状、奖牌归档存址;上级部门电话告知结果或没有结果的,打印情况说明归档。

Q:合同(契约、协议等)的归档范围如何确定?

A:根据签订的有效期和签订内容的参考价值、凭证价值而定。短期保存的档案保管期限为10年,长期为50年,一年一签或几年一签的合同一般由部门自行留存,如需作为工作开始的凭证或者将来相关工作的内容参考可在第一次签订时归档。虽然只签订一次,但有效期较短的合同也应根据具体内容、标的性质和将来的查考需要确定是否归档和保管期限。

附整理分类操作实例:

大类——组织部今年的归档材料,先分为报表名册、干部任免、部门工作综合管理、干部管理、基层组织建设、党校工作……等大类,并相对往年新增实践教育活动专卷大类。

案卷——报表名册大类一般分为党内统计报表和党员干部名册2卷;基层组织建设根据当年相关管理性文件数量和校内基层组织机构调整情况的多少组一卷或多卷;教育实践活动专卷根据材料重要程度和有机联系分为第一、第二、第三环节和简报4卷。

主题——党内统计报表卷内按照重要程度排序为:全校表、校本部表、附院表、半年表;基层组织建设卷内按照重要程度排序为:上级管理性文件、本校管理性文件、基层组织成立、换届改选等;党校工作卷内按照重要程度和约定俗成顺序排序为:管理性文件、基础医学院分校材料、公共卫生学院分校材料……;实践教育活动每一环节卷内按照时间顺序排列各环节内各项主题活动或具体工作。

文件——每份报表文件排序为:报表、填表说明、附表及其他相关材料、填表通知;基层组织换届文件排序为:选举结果的批复、选举结果报告、选举情况报告、换届选举的批复、换届选举的请示、选举及会议相关材料;评选表彰文件排序为:结果通知、申报通知、获奖的申报材料(按照结果公布名单顺序);分党校文件排序为:培训班计划、安排、学院名单、试卷及答案、成绩、优秀学员表彰。